Если количество заказов в вашем интернет-магазине выросло до 100 в день, самое время подумать об автоматизации всех операционных процессов.

Иногда есть смысл переложить эти заботы на  плечи партнеров, у которых уже готовы решения для всего цикла работы с товаром. Что за вас могут сделать другие, и когда это имеет смысл, читайте дальше.

Прием товара

При активном развитии интернет-магазина и возрастающих закупках первое, что растет — это не выручка и прибыль, а документооборот.
В вашей информационной системе должны храниться все наименования товаров, которые вы закупаете у поставщиков. Каждый новый заказ сопровождается отдельным документом-заявкой на продукт, который должен быть привезен. А после приема товара должен появляться документ о том, что было принято по факту.

При поступлении товара от поставщика необходимо в первую очередь проверить всю партию или провести выборочную проверку. Если расхождения в количестве или качестве товара обнаруживаются позже, необходимо оформить акт расхождений. Такой учет необходим для того, чтобы прозрачно вести все взаимоотношения с поставщиками.

Хранение товара

Если у вас пока небольшой бизнес, до 100 заказов в сутки, или вы торгуете небольшим ассортиментом разных товаров, до 100 наименований, информация о вновь поступивших товарах, скорее всего, выводится на сайт и поступает операторам контакт-центра сразу после приемки. При небольших объемах вы сможете комплектовать заказы сразу из новой партии товаров.

Если же ваш бизнес большего масштаба, то информация о поступлении новых продуктов выводится в публичный доступ только после того, как вы распределите новый товар по полкам с адресным хранением.

Само распределение товара по системе адресного хранения – это сложный процесс. При ручной комплектации заказов, которая используется в подавляющем большинстве российских интернет-магазинов, разные полки стеллажей имеют разный приоритет. Сложнее и дольше всего собирать товар с самых верхних и нижних полок, поэтому при распределении новой партии на стеллажах, нужно учитывать оборачиваемость продукта — чтобы располагать самые популярные позиции на центральных полках и ближе всего к зоне упаковки.

Сделать это без IT-системы, интегрированной в модуль продаж, почти невозможно.

Прием заказов

Качество приема звонков и обработки заказов может значительно влиять на конверсию ваших потенциальных покупателей в клиентов.

При возрастающих объемах обращений этот этап также начинает требовать максимальной автоматизации. Операторы контакт-центра должны в режиме реального времени иметь информацию о доступном на складке товаре, условиях акций и программ лояльности. Принятые заказы нужно сразу резервировать на складе, чтобы избежать двойного заказа одного и того же товара. После резервации информация может быть сразу же передана в выбранную курьерскую службу — без участия дополнительных сотрудников в процессе оформления и отправки заказа.

Комплектация заказов

Единая IT-система позволит сотрудникам склада моментально получить инструкции по маршруту сборки — где находятся товары того заказа, который сейчас необходимо скомплектовать. Собранные товары сразу списываются с полок.

После комплектации товары проходят проверку в зоне упаковки. Кладовщик сканирует штрих-код товара и видит в системе, действительно ли данная позиция входит в заказ. Здесь же должна происходить проверка на брак, если такой процесс не предусмотрен при получении товара от поставщика.

Упаковка

Перед отправкой заказа в курьерскую службу его необходимо полностью подготовить к доставке — учитывая требования к транспортировке, а также ожидания ваших покупателей. Стоимость упаковки каждого товара будет напрямую зависеть от его размера, формы и типа.

Если при поступлении товара на склад он замерялся и взвешивался, то теперь система сможет подсказать кладовщику размер упаковки, который следует использовать для каждого товара — это позволяет ускорить процесс работы.
Внутрь заказа вкладывается товарная накладная на заказ и дополнительные вложения, если они предусмотрены политикой работы интернет-магазина. Программа автоматически напоминает сотруднику о подобных требованиях.

Доставка

После того, как заказ упакован, на него клеится этикетка той курьерской службы, через которую он будет доставлен покупателю. На этикетке должен присутствовать номер заказа и штрих-код, по которому курьерская служба сможет безошибочно идентифицировать посылку. Далее все заказы сортируются по курьерским службам, через которые они будут доставлены, и к партии отгрузки прилагается акт приема-передачи.

После отгрузки товаров необходимо проконтролировать процесс доставки с помощью систем трекинга курьерских служб, получить деньги за заказ, а при необходимости принять и оформить возврат. Сделать это вручную возможно только при небольших объемах продукции. В ином случае все процессы должны проводиться в интегрированной IT-системе, которая позволяет свести к минимуму человеческий фактор, избежать ошибок и сэкономить время для решения стратегических задач.

Отдать или не отдать?

 Российские покупатели становятся все более требовательными. Они ждут: оплату наличными курьеру, быструю доставку, примерку, возможность отказаться от части заказанных товаров и многое другое. Все это требует от интернет-магазина огромных ресурсов, которые позволили бы качественно выполнять все эти требования.

Если ваш бизнес достиг отметки в 100 заказов в день, самое время задуматься об автоматизации процессов. Сделать это своими силами одновременно со стратегическими задачами и продвижением компании получится не у всех. Самый быстрый способ начать работать «по-врослому» — переложить всю эту работу на плечи партнеров.